一、外貿(mào)單證的種類與使用
單證是整個外貿(mào)工作的核心。新手通過學(xué)習(xí)單證，可以很清晰地將整個外貿(mào)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來。
1．合同（CONTRACT）
CONTRACT是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION），買方出具則可稱為采購確認(rèn)（PURCHASED CONFIRMATION）。除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點(diǎn)、交易貨物品名、付款方式、違約責(zé)任以外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細(xì)的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規(guī)定等細(xì)則。
對于容易在裝卸和儲運(yùn)過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差異，最后按照實(shí)際交貨量來結(jié)算。比如“5% MORE OR LESS ALLOWED”，即允許多交或少交5%。
理論上，合同應(yīng)該“一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”，可在外貿(mào)實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預(yù)付款、信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因?yàn)槿绱�，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進(jìn)一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價(jià)工具。碰到這樣的合同，不必當(dāng)真，預(yù)留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。
2．發(fā)票（INVOICE）
或稱商業(yè)發(fā)票（Commercial Invoice）。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國內(nèi)的財(cái)務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價(jià)、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
發(fā)票必須注明一個發(fā)票號碼（自己擬定），出票時間�？梢园凑招枰皇綆追�，由若干正本和副本組成的，應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當(dāng)查”，即此份發(fā)票如有錯漏允許更改。
發(fā)票的樣本見式樣2。
3．形式發(fā)票（PROFORMA INVOICE）
樣式近似商業(yè)發(fā)票，幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來，標(biāo)題改為“PROFORMA INVOICE”即可。形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報(bào)價(jià)和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認(rèn)形式發(fā)票”的形式作為合同。因此，除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外，還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進(jìn)一步落實(shí)交易。此外，對于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請。
在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報(bào)關(guān)計(jì)用。
4．裝箱單（PACKING LIST）
與外貿(mào)發(fā)票對應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細(xì)說明，如凈重等。
樣式與發(fā)票相仿，只是不需要注明貨物價(jià)值。通常也需要若干正本和副本。
樣本見式樣3。
5．提單（BILL OF LOADING）
提單就是貨物交付貨運(yùn)公司以后，由貨運(yùn)公司出具的證明，用以代表物權(quán)，以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單，但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價(jià)值。對于提單，后面我們會專門用一個章節(jié)來了解學(xué)習(xí)。根據(jù)運(yùn)輸方式的不同，分為空運(yùn)提單（AIR WAY BILL，簡稱AWB）和海運(yùn)提單（OCEAN BILL OF LOADING，簡稱B/L）及其他。但實(shí)務(wù)中以海運(yùn)提單最為常見，空運(yùn)提單次之。
提單由貨運(yùn)公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制，經(jīng)發(fā)貨人確認(rèn)無誤后簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨，其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運(yùn)提單在簽發(fā)的時候還必須加注“上船時間”（ON BOARD DATE）字樣，這是計(jì)算實(shí)際交貨期的標(biāo)準(zhǔn)。
海運(yùn)提單樣本見式樣4。
6．裝船通知（SHIPPING ADVICE）
船開前或不遲于船開當(dāng)日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應(yīng)包括下列內(nèi)容：收貨人（Consignee）、發(fā)貨人（Consigner）、貨物名（Goods）、提單號（B/L Number）、集裝箱/鉛封號（Container/Seal Number）、船名（Vessel Name）、航次（Voy）、目的港（Destination Port）、起航日（ETD, Estimated）和預(yù)計(jì)抵達(dá)日（ETA, Estimated Time of Arrival）等項(xiàng)目內(nèi)容。
7.保險(xiǎn)單（INSURANCE POLICY）
為防范國際貨物運(yùn)輸中可能發(fā)生的毀損，對一些價(jià)值較高的貨物，貿(mào)易商通常會辦理保險(xiǎn)。
保險(xiǎn)公司根據(jù)投保的險(xiǎn)種開具保險(xiǎn)單，作為貨物單據(jù)之一。
海運(yùn)貨物保險(xiǎn)的險(xiǎn)別，分為基本險(xiǎn)別和附加險(xiǎn)別兩類。
（1）基本險(xiǎn)別有平安險(xiǎn)（Free from Particular Average-F.P.A）、水漬險(xiǎn)（With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A）和一切險(xiǎn)(All Risk-A.R.)三種。
①平安險(xiǎn)的責(zé)任范圍有：被保貨物在運(yùn)輸過程中，由于自然災(zāi)害造成整批貨物的全部損失或推定全損。由于運(yùn)輸工具遭受意外事故下，貨物在此前后又在海上遭受自然災(zāi)害落海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉(zhuǎn)運(yùn)時，由于一件或數(shù)件貨物落海造成的全部或部分損失。被保人對遭受承保范圍內(nèi)的貨物采取搶救、防止或減少貨損的措施而支付的合理費(fèi)用，但以不超過該批被救貨物的保險(xiǎn)金額為限。運(yùn)輸工具遭難后，在避難港由于卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由于卸貨、存?zhèn)}以及運(yùn)送貨物所產(chǎn)生的特別費(fèi)用。共同海員的犧牲、分?jǐn)偤途荣M(fèi)用。運(yùn)輸合同訂有“船舶互撞責(zé)任條款”，根據(jù)該條款規(guī)定應(yīng)由貨方償還船方的損失。
②水漬險(xiǎn)的責(zé)任范圍：除平安和水漬險(xiǎn)的各項(xiàng)責(zé)任外，還負(fù)責(zé)被保貨物由于自然災(zāi)害造成的部分損失。
③一切險(xiǎn)的責(zé)任范圍：除平安險(xiǎn)和水漬險(xiǎn)的各項(xiàng)責(zé)任的，還負(fù)責(zé)被保貨物在運(yùn)輸途中由于一般外來原因所造成的全部或部分損失。
（2）附加險(xiǎn)別是基本險(xiǎn)別責(zé)任的擴(kuò)大和補(bǔ)充，它不能單獨(dú)投保，附加險(xiǎn)別有一般附加險(xiǎn)和特別加險(xiǎn)。一般加險(xiǎn)有11種，它包括：偷竊、提貨不著險(xiǎn)（Theft, Pilferage and Nondelivery-T.P.N.D），淡水雨淋險(xiǎn)（Fresh Water and/or Rain Damage），短量險(xiǎn)（Risk of Shortage in Weight），滲漏險(xiǎn)（Risk of Leakage），混雜、沾污險(xiǎn)（Risk of Intermixture and Contamination），碰損、破碎險(xiǎn)（Risk of Intermixture and Contamination），串味險(xiǎn)（Risk of Odour），受潮受熱險(xiǎn)（Sweating and Heating），鉤損險(xiǎn)（Hook Damage Risk），包裝破裂險(xiǎn)（Breakage of Packing Risk），銹損險(xiǎn)（Risk of Rust）。特殊附加險(xiǎn)包括：交貨不到險(xiǎn)（Failure to Deliver Risk），進(jìn)口關(guān)稅險(xiǎn)（Import Duty Risk），艙面險(xiǎn)（On Deck Risk），拒收險(xiǎn)（Rejection Risk），黃曲霉素險(xiǎn)（Aflatoxin Risk），賣方利益險(xiǎn)（Seller’s Contingent Risk），出口貨物到港九或澳門存?zhèn)}火險(xiǎn)責(zé)任擴(kuò)展條款，罷工險(xiǎn)（Fire Risk Extention Clause for Storage of Cargo of Destination Hongkong Including Kowloon, or Macao），海運(yùn)戰(zhàn)爭險(xiǎn)（Ocean Marine Cargo War Risk）等。
投保的時候，投保金額一般是CIF價(jià)格加上10%的加成。保險(xiǎn)費(fèi)的計(jì)算公式為：
保險(xiǎn)金額=CIF貨值×（1+加成率）
不必先算保險(xiǎn)費(fèi)，可以直接根根據(jù)據(jù)已知的CNF價(jià)格換算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保險(xiǎn)費(fèi)率×（1+加成率）]
實(shí)際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡易處理，統(tǒng)一收取100元人民幣左右作為保險(xiǎn)費(fèi)。
8．商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等（INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALGH。。。）
根據(jù)產(chǎn)品的不同，根據(jù)國家規(guī)定或按照客戶需求、行業(yè)習(xí)慣，部分商品出口必須經(jīng)過國家檢驗(yàn)檢疫局強(qiáng)制并出具檢驗(yàn)證書。根據(jù)檢驗(yàn)項(xiàng)目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等。
出口必須檢驗(yàn)的商品，廠商須先經(jīng)過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗(yàn)申請單（在商檢局那里取得），將該商品的樣品送至商檢局檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，商檢機(jī)關(guān)出具商品檢驗(yàn)放行單，憑放行單方可報(bào)關(guān)出口。
除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的。比如最著名的SGS檢驗(yàn)公司（Societe Generale de Surveillance S.A. 通標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)有限公司，總部在日內(nèi)瓦），不少非洲和中南關(guān)注國家的貿(mào)易商因?yàn)楸緡M(jìn)出口商品檢驗(yàn)?zāi)芰τ邢薜雀鞣N原因而認(rèn)可SGS檢驗(yàn)。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機(jī)構(gòu)，可應(yīng)客戶要求辦理檢驗(yàn)，同時SGS現(xiàn)已與我國政府官方機(jī)構(gòu)----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)總公司（CCLS）代為辦理裝船前檢驗(yàn)，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、上海、廣東等地的CCLS有代理權(quán)簽發(fā)SGS的檢驗(yàn)報(bào)告。
商品檢驗(yàn)申請書樣本見式樣5。
實(shí)際上，很多商品的常規(guī)檢驗(yàn)都包含了質(zhì)量、重量、衛(wèi)生、重金屬等等檢測項(xiàng)目，至于檢驗(yàn)證書的名稱是什么，則可根據(jù)客戶的要求選擇。即證書內(nèi)容一樣，標(biāo)題不同罷了。
9．原產(chǎn)地證
原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證（CERTIFICATION OF ORIGINA）和普惠制原產(chǎn)地證（GSP FORM A）。
原產(chǎn)地證是證明我出口貨物生產(chǎn)和制造地的證明文件，是出口產(chǎn)品進(jìn)入國際貿(mào)易領(lǐng)域的“身份證”。貨物進(jìn)口國據(jù)此對進(jìn)口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。中國的原產(chǎn)地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業(yè)申請辦理此證，首先要在當(dāng)?shù)剞k理企業(yè)注冊登記，然后才有資格申請簽證。
普惠制是發(fā)達(dá)國家給予發(fā)展中國家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。普惠制產(chǎn)地證是依據(jù)給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優(yōu)惠關(guān)稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當(dāng)?shù)厣虣z局提供必要的證明文件和依據(jù)，首先要辦理企業(yè)注冊登記，其次才能申請簽證。
原產(chǎn)地證和普惠制證，也可以由各地的貿(mào)易促進(jìn)會和商會（很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子）出具，格式一樣，只是蓋章不同。
原產(chǎn)地證的樣本式樣6。
普惠制產(chǎn)地證的樣本見式樣7。
辦理普惠制證需要填制申請表見式樣8。
10．受益人聲明（BENEFICIARY CERTIFICATION）
受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下（受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語，一般指出口商）。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明（SUPPLIER DECLARATION）或類似表述。
受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函（保證承擔(dān)某些責(zé)任或某些可能產(chǎn)生的責(zé)任的聲明）的內(nèi)容。
書寫上無規(guī)定格式，只需要列標(biāo)題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容，再落款蓋章即可。
范例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.
NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020
11. 船公司/貨運(yùn)人聲明（FORWARDER CERTIFICATION）
性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運(yùn)公司出具。多用于證明貨運(yùn)公司在承運(yùn)操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求（比如15年內(nèi)），聲明不懸掛以色列旗幟（常見于中東客戶要求）等。
12．出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統(tǒng)一分配的外匯收入申報(bào)管理單據(jù)。在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報(bào)關(guān)單據(jù)之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。
核銷單的樣本見式樣9
13．出口貨物報(bào)關(guān)單
出口報(bào)關(guān)時填制并提交海關(guān)。不過目前除大型外貿(mào)公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運(yùn)代理公司一并代理報(bào)關(guān)事宜。出口報(bào)關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。
出口報(bào)關(guān)單見式樣10。
14．信用證
以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達(dá)出口商（信用證受益人）的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商，信用證的具體操作，下一章將做專題論述。
信用能知書范例見式樣11。
此外，在實(shí)務(wù)中偶然還會有見到其他的單據(jù)，例如：
海關(guān)發(fā)票（Customs Invoice）
海關(guān)發(fā)票是出口商應(yīng)進(jìn)口商海關(guān)要求出具的一種單據(jù)，基本內(nèi)容同普通的商業(yè)發(fā)票類似，其格式一般由進(jìn)口國海關(guān)統(tǒng)一制定并提代，主要是用于進(jìn)口國海關(guān)統(tǒng)計(jì)、核實(shí)原產(chǎn)地、查核進(jìn)口商品價(jià)格的構(gòu)成等。其格式可在各國海關(guān)的官方網(wǎng)站上下載。例如加拿大海關(guān)發(fā)票見式樣12。
領(lǐng)事發(fā)票（Consular Invoice）
由進(jìn)口國駐出口國的領(lǐng)事出具的一種特別印就的發(fā)票。這種發(fā)票證明出口貨物的詳細(xì)情況，為進(jìn)口國用于防止外國商品的低價(jià)傾銷，同時可用作進(jìn)口稅計(jì)算的依據(jù)，有助于貨物順利通過進(jìn)口國海關(guān)。出具領(lǐng)事發(fā)票時，領(lǐng)事館一般要根據(jù)進(jìn)口貨物價(jià)值收取一定費(fèi)用。這種發(fā)票主要為拉美國家所采用。
匯票（Draft）
匯票是由出票人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限（即期或遠(yuǎn)期）對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現(xiàn)在信用證操作中，由銀行提供空白票據(jù)，出口商填寫，付款人簽字以確認(rèn)付款。
匯票范例見式樣13。
了解這些單證知識以后，我們對外貿(mào)就有個清晰的流程概念了：
1．外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報(bào)價(jià)、交易參考或客戶申請進(jìn)口許可等。
2．交易確認(rèn)以后，制作外貿(mào)合同。
3．準(zhǔn)備交貨的時候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報(bào)關(guān)單，申請商檢放行單等報(bào)關(guān)出口。
4．報(bào)關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報(bào)關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。
5．交貨付運(yùn)后，得到三證三副提單。
6．制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。
7．憑收匯銀行水單、核銷單、報(bào)關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。
無論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時），同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計(jì)量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標(biāo)志符號），發(fā)票中就不能顯示“N/M”（無嘜頭）。
此外，每份單據(jù)都會標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：
發(fā)票（INVOICE）日期一般早于所有單證；
裝箱單（PACKING LIST）一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前；
提單日（ON BOARD DATE）不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期；
保單（INSURANCE POLICY）的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票；
產(chǎn)地證（C/O、FORMA）不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；
商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；
實(shí)務(wù)篇：外貿(mào)單證的繕制與單證
等于或晚于提單日；
船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；
匯票（DRAFT）日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。
單據(jù)制作應(yīng)從一開始就養(yǎng)成良好習(xí)慣。按照老外貿(mào)業(yè)務(wù)員的做法，交易確定以后，及時為交易歸檔，預(yù)先按照單據(jù)欄目整理出填制內(nèi)容，如客戶名址、貨物品名描述等。具體制單的時候，直接調(diào)用即可，避免了臨時打字的拼寫錯誤可能。根據(jù)這個原理，市面上也出現(xiàn)了各種外貿(mào)制單軟件，可預(yù)先輸入資料，按照單證類別自動生成。
除了制單人為錯誤外，因?yàn)橥赓Q(mào)過程中環(huán)節(jié)甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導(dǎo)致的錯誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個數(shù)量制作了商檢和報(bào)關(guān)，可實(shí)際裝運(yùn)的時候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯誤，實(shí)際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。
對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。信用證項(xiàng)下操作的，完全依靠信用證制單；非信用證的，根據(jù)單證交付的對象不同見機(jī)行事。因此可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類方式。
所謂將錯就錯，就是雖然與實(shí)際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協(xié)商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數(shù)繕制單證。這多見于信用證項(xiàng)單證錯誤的處理，我們在后面的信用證一章中將專題講解。
所謂分套處理，就是根據(jù)單證交付對象的不同，分別制作內(nèi)容不同的單證。比如在報(bào)關(guān)數(shù)量和金額與實(shí)際有誤差的情形下，給海關(guān)的單證按照原報(bào)關(guān)資料，給客戶的單證則按照實(shí)際的數(shù)量和金額繕制。如果提單上的數(shù)量與報(bào)關(guān)數(shù)量一致，則可略微調(diào)整單價(jià)，在總數(shù)量不變的情況下減少總金額，使之符合實(shí)際收取的貨款。
此外，因?yàn)閳?bào)關(guān)等數(shù)據(jù)失誤，導(dǎo)致實(shí)際收匯和報(bào)關(guān)金額不一致，會影響核銷。一般的做法，在數(shù)額差別不大，比如2000美金以內(nèi)，仍可以核銷。亦可截長補(bǔ)智囊，把多收的錢彌補(bǔ)其他少收的錢，把帳目做平。
最后，還有一個可能會犯的低級錯誤，單證遺失。
二、單證遺失事故的處理
單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司轉(zhuǎn)遞過程中遺失的。而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計(jì)算。而外貿(mào)單證的特殊性使得這個賠償數(shù)額無論如何也不濟(jì)事。因此，發(fā)生類似事情的時候，追究責(zé)任意義不大，關(guān)鍵還要靠自己去盡力補(bǔ)救。
首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時間和單證收取記錄，這是個很好的經(jīng)驗(yàn)。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn)交過程中的“真空”缺漏。
所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，以備萬一出紕漏時可以對照原單處理。
單證遺失后，要第一時間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，屬于國家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時通知出具人，辦理補(bǔ)單手續(xù)。詳細(xì)如下：
1．報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失
發(fā)票等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人。如果是長期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時由報(bào)關(guān)代理人幫忙填寫。這在外貿(mào)操作中比較常見。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。
隨付報(bào)關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報(bào)告外匯管理局，登報(bào)聲明作廢，再另外出具一份核銷單。
海關(guān)已簽發(fā)的報(bào)關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書面申請補(bǔ)簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后，可予以補(bǔ)簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷聯(lián)上注明“補(bǔ)簽”字樣，并按規(guī)定收取工本費(fèi)。
2．提單的遺失
提單遺失后，可以通過貨代補(bǔ)發(fā)提單，或電放（收貨人無需正本提單，憑貨代電報(bào)指示放貨）形式解決。但辦理起來較為棘手，各個船公司規(guī)定不同，通常根據(jù)與出口商的關(guān)系而定。因?yàn)檠a(bǔ)發(fā)提單對貨代而言風(fēng)險(xiǎn)很大，如果因此出現(xiàn)冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣留貨物----貨代難脫干系。
特別地，如果是“記名提單”（即提單上限定具體的提貨人）比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單”（即提單上暫未指定收貨人，這一點(diǎn)在本書后面的貨運(yùn)章節(jié)中將詳細(xì)解釋）就麻煩了。如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函（擔(dān)保因此出現(xiàn)的所有責(zé)任由發(fā)貨人自己承擔(dān)）即可解決；而如果彼此不熟悉，則貨代通常會要求在出具保函的同時提供相當(dāng)于貨值或雙倍的擔(dān)保金，擔(dān)保金期限甚至長達(dá)一年。這對于貨主而言將是個沉重的負(fù)擔(dān)。
曾有過一個實(shí)例：
一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人請求電放，船公司求發(fā)貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報(bào)案，取得報(bào)案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作廢，最后再交納200%的貨值擔(dān)保金。最后在買賣雙方的配合下，因提貨人信譽(yù)不錯，船公司才最終許可免交了擔(dān)保金，但此過程也耗時耗力。
提單一般三正三副，因此，除非客戶要求“全套提單”，否則盡量爭取保留一份正本提單，避免遺失風(fēng)險(xiǎn)。
3．原產(chǎn)地證的遺失或修改
如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)的不符，或有其他錯漏，需要修改補(bǔ)充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請手續(xù)，收回原發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內(nèi)，申請單位必須向簽證機(jī)構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查同意后重新辦理申請手續(xù)。簽證機(jī)構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號原產(chǎn)地證作廢”。這里說的簽證機(jī)構(gòu)，可以是進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促進(jìn)會。
單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時、安全收回，所有業(yè)務(wù)都是一場空。前面我們曾說過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實(shí)際上除了信用證外，還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的----當(dāng)然，也是手續(xù)費(fèi)最的。
所以，下一章我們將以信用證為主，其他方式為輔，專門學(xué)習(xí)國際貿(mào)易貨款結(jié)算。
