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信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。
通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。 |
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這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。 |
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這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。 |
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事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。 |
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指對收信人的一種稱呼。
較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。 |
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開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。 |
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信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。 |
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結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。 |
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結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。 |
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寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。 |
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如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading |
